Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden Meraki events

Definities:

Meraki events & styling: De opdrachtnemer

Opdrachtgever: de natuurlijke perso(o)n(en) die handelt in de uitoefening van een privé of bedrijfsevenement of de rechtspersoon die met Meraki events & styling een overeenkomst van opdracht sluit of wenst te sluiten.

Opdracht: de overeengekomen werkzaamheden die Meraki events voor de opdrachtgever gaat uitvoeren.

Door het ondertekenen en/of betalen van het voorschot van deze overeenkomst gaan de opdrachtnemer en de opdrachtgever akkoord met de volgende voorwaarden: 

1. Verantwoordelijkheden van de opdrachtnemer : 

  1. De opdrachtnemer zal aanwezig zijn op de eventdag (   /  /  )

    op locatie: Nader te bepalen
  2. De opdrachtnemer zal de volgende dingen voorzien:

    1. Email bevestiging met het vrijhouden van de datum, tijd en locatie indien deze gekend zijn.

    2. Indien afgesproken zoeken van de gepaste leveranciers.

    3. Begeleiding in het opstellen van een draaiboek voor het event.

    4. Aankleding en voorzien van afgesproken decoratie van de locatie voor de afgesproken aantal uren.

    5. Meebrengen van een complete ‘emergency kit’ bestaande maar niet uitsluitend uit brandwerend deken, brandblusser, EHBO kit, indien van toepassing.

    6. Persoonlijke begeleiding van derden die bijdragen aan de planning of aankleding van het event.

    7. Indien afgesproken, meenemen van rentals uit eigen stock en/of bloemen.

    8. Vervoerskosten bedragen €0,44/km en worden in rekening gebracht voor elke afspraak op verplaatsing (heen en terug) met uitzondering van 1 locatiebezoek voor alle formules, buiten de all in formule. In de all in wedding planning formule zitten 3 locatiebezoeken inbegrepen in de formuleprijs, indien er meer dan 3 locatiebezoeken plaatsvinden zal elke surplus in rekening gebracht worden.

    9. De opdrachtnemer maakt geen kosten zonder eerst te overleggen met de opdrachtgever.

2. Verantwoordelijkheden van de opdrachtgever: 

  • Door het betalen van de voorschotfactuur gaat de opdrachtgever akkoord met de algemene voorwaarden in dit bestand. De opdrachtgever begrijpt dat ze verantwoordelijk zijn voor het betalen van het totale geoffreerde bedrag en het naleven van deze voorwaarden.
  • Locatie,datum of tijdstip zal niet veranderd worden door de opdrachtgever zonder eerst te overleggen met de opdrachtnemer.
  • Het voorschot moet voldaan worden na goedkeuring van offerte en ontvangst van de voorschotfactuur. Dit voorschot is in zijn geheel niet terugvorderbaar moest het event geannuleerd worden, ongeacht de omstandigheden van annulatie, zowel vanuit de opdrachtgever als opdrachtnemer. 
  • De opdrachtgever moet het totaal bedrag betalen van met een voorschot na akkoord offerte en het resterende bedrag van 30 dagen voor het event vast te leggen op een nader te bepalen datum.
     
    Elke bijkomende kost, gemaakt door de opdrachtnemer,  dient betaald te worden bij het resterende bedrag 30 dagen voor het huwelijk, deze komt via een aparte factuur.

    Na het event zal een derde factuur gevorderd worden met de vervoerskosten en eventuele extra gemaakte kosten door onvoorzienbare omstandigheden, debit of creditfacturen.
    Betalingen worden gedaan via elektronische overschrijving op rekeningnummer BE52 0019 1377 2109 met vermelding van naam en eventdatum of officiële mededeling. 
  • Tenzij anders vermeld in de offerte dienen de facturen binnen een termijn van 8 dagen na factuurdatum betaald te worden. Bij niet-betaling van het saldo op de vervaldag, zal een herinnering gestuurd worden, nadien zal van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling op dit bedrag een interest verschuldigd zijn gelijk aan 10% per maand, tot volledige betaling. Op dit bedrag is tevens een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 15%. Daarenboven zal, in geval van niet betaling binnen de 30 dagen na factuurdatum, het factuurbedrag verhoogd worden met een forfaitaire schadevergoeding van 20%, met een minimum van €75 en een maximum van €2500.
  • Wordt het event geannuleerd binnen de 30 dagen vooraf de eventdag dan is het totale bedrag dat geoffreerd was niet terugvorderbaar (buiten zie ‘overmacht’). 
  • Indien er materialen (huurmateriaal, tent, ..) van derden kwijtgeraakt zijn, of er sprake is van schade of diefstal, valt dit volledig ten laste van de opdrachtgever. De opdrachtnemer kan in geen enkel geval verantwoordelijk gesteld worden voor bovenstaande problemen.
  • Indien het huwelijk doorgaat op een locatie die verder ligt dan een reistijd van 1,5u en/of 90 km, en deze of haar team geacht wordt te blijven tot einde dansfeest (na 02u) dient het koppel gepaste accommodatie te voorzien of een vergoeding gelijkgesteld aan deze accommodatie te restitueren om de veiligheid van de opdrachtnemer te waarborgen. Indien het huwelijk doorgaat in het Buitenland is verblijf en vervoerskost initieel niet inbegrepen in de offerte en vallen ten laste van de opdrachtgever.
  • Bij niet-betaling door de opdrachtgever behoudt de opdrachtnemer zich eveneens het recht voor om de verdere dienstverlening op te schorten. Tevens behoudt de opdrachtnemer zich het recht voor om bij niet-betaling de overeenkomst als ontbonden te beschouwen. 

Algemene voorwaarden 

1. Privacy 

A. Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
B. De opdrachtnemer zal steeds zorg dragen voor de juiste verwerking van de gegevens hem verstrekt door de opdrachtgever in overeenstemming met de GDPR van 25.05.2018 van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.
C. De klant geeft de toestemming aan de opdrachtgever om beeldmateriaal te gebruiken, indien goedkeuring van fotograaf/videograaf, voor commerciële doeleinden zoals social media, website, blogs of andere bronnen. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk vermeld dat dit niet gewenst is. Dit uiteraard zonder de persoonlijke levenssfeer van het koppel en hun gasten te benadelen. 

2. Overmacht 

  1. Als de opdrachtnemer, in geval van overmacht, niet aanwezig kan zijn op de huwelijksdag zijn alle reeds gemaakte betalingen niet terugvorderbaar. De stylist zal er alles aan doen om een gepaste vervanging te vinden.
  1. Onder overmacht verstaan we: 
    • (ernstige) ziekte, hospitalisatie van de opdrachtnemer of haar kinderen en partner, 
    • overlijden van de opdrachtnemer, haar kinderen of partner of een familielid in eerste graad, 
    • oorlogssituaties, natuurrampen, pandemie
       
      Ook bij overmacht worden reeds betaalde facturen door de opdrachtnemer als verworven beschouwd.

C. Ook de opdrachtgever kan in geval van overmacht het contract beëindigen zonder het resterende bedrag te moeten betalen. Alleen in deze situaties kan een regeling getroffen worden. Annulatie omwille van bijvoorbeeld het beëindigen van de relatie wordt niet beschouwd als een geldige reden om het contract te ontbinden. Indien dit gebeurd moet het volledige bedrag zoals hierboven beschreven en alle extra kosten toch betaald worden.
 

Worden wel als overmacht beschouwd, de volgende gebeurtenissen:
– het overlijden van één van de huwelijkspartners
– ziekenhuisopname één van de huwelijkspartners, tenzij deze het gevolg is van een vooraf door de huwelijkspartner gekende medische behandeling of ziekte;
– het overlijden of onverwachte ziekenhuisopname van familieleden in de eerste graad van één van de huwelijkspartners en/of van de getuigen;
– natuurrampen, oorlogssituaties, oproer

D. Wanneer een event/ huwelijksfeest in het buitenland georganiseerd dient te worden in gebieden waar het risico op onvoorziene gebeurtenissen hoger ligt dan in België, dan is dit bijkomend risico ten laste van de Klant. 

3. Corona/COVID19

  1. Aangezien we nog een tijdje zullen samenleven met de wereldwijde pandemie COVID-19 hebben we hiervoor een extra clausule opgenomen. COVID valt onder een ‘tijdelijke overmacht’, dit houdt in dat beide partijen, indien het huwelijksfeest niet kan doorgaan op de oorspronkelijke datum zoals vastgelegd in dit contract, verplicht zijn het contract verder te zetten op een datum waarop het feest wel weer mag doorgaan. Beide partijen engageren zich hiervoor om een datum te vinden die past voor zowel de opdrachtnemer als de opdrachtgever.
  2. De opdrachtgever is vrij om een datum te kiezen doorheen het hele jaar 2022/2023 indien het feest moet verplaatst worden zonder bijkomende kost. Indien het koppel een datum kiest waarop de opdrachtnemer al bezet is, zowel door privé als professionele overweging, dan dient het koppel een schadevergoeding te betalen zoals onder de voorwaarden van ‘beëindiging van het contract’.
  3. Indien de opdrachtgever beslist om het event in zijn geheel te annuleren dienen de kosten betaald te worden zoals onder de voorwaarden die vallen onder ‘beëindiging van het contract’.
  4. Indien de opdrachtgever het event beslist op te delen in twee delen (één deel op de oorspronkelijke datum en één deel op een later tijdstip) zullen alle extra gemaakte kosten in rekening gebracht worden.
  5. De opdrachtnemer voegt een ‘veilige werkomgeving’ clausule toe. Dit houdt in dat de opdrachtnemer het contract niet moet nakomen indien een veilige werkomgeving niet kan behaald worden. Hieronder verstaan we dat alle corona-maatregelen die de overheid instelt moeten gerespecteerd worden. 
  6. De opdrachtgever zal de verplaatsing van het event zo snel mogelijk laten weten. Indien de opdrachtgever wenst te verplaatsen voor er een bepaalde ernst is gegeven de Corona cijfers en voor de door de overheid ingestelde maatregelen van kracht zijn, kunnen er bijkomende schadevergoedingen of prijsstijgingen plaatsvinden.

4. Inhoud van de overeenkomst

2.1 De eerste uitgebrachte offerte is wederzijds vrijblijvend, aan druk-, zetfouten en verschrijvingen alsmede aan verminkte offertes kunnen geen rechten worden ontleend.

2.2 Offertes hebben, tenzij uit de offerte anders blijkt of anders is overeengekomen, een geldigheidsduur van twee weken, te rekenen vanaf de op de offerte vermelde datum.

Prijzen worden opgegeven op basis van de tarieven die van kracht zijn op de datum van de opgave ervan. 

Na overeenkomst behoudt Meraki events zich het recht voor de

opgegeven prijzen aan te passen zo onvoorziene omstandigheden zich voordoen. 

Deze aanpassing kan maximaal 12,5 % van de oorspronkelijk overeengekomen prijs bedragen. Indien aan een opdrachtgever kortingen worden toegestaan, gelden deze

uitsluitend voor de individuele bestellingen waarvoor ze worden toegestaan. 

Zij creëren in geen geval, zelfs niet bij herhaalde verlenging ervan, in hoofde van de opdrachtgever, een recht op gelijkwaardige kortingen bij latere bestellingen.

2.3 Indien Meraki events de opdracht heeft gekregen en met de uitvoering en/of aanpassing van een offerte is begonnen, nog zonder dat er een overeenkomst tot dienstverlening tot stand is gekomen, is aanvrager alle kosten ter voorbereiding verschuldigd.

Hiermee worden o.a. onderzoekskosten bedoeld ter verkrijging van meer informatie dan welke staat omschreven in de offerte, kosten ten behoeve van locatiebezichtigingen, gesprekken op locatie bij aanvrager e.d. bedoeld.

2.4 Een samengestelde prijsopgave verplicht De opdrachtnemer niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.

2.5 Aanbiedingen en offertes gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.

2.6 De prijzen betreffen diensten en goederen geleverd door derden (toeleveranciers) en zijn niet inbegrepen in de prijzen te voldoen aan de opdrachtnemer. Eventuele bijkomende kosten, berekend door toeleveranciers of anderen, zijn ten laste van de opdrachtgever.

2.7 Indien de opdrachtgever de offerte wilt goedkeuren dient dit meegedeeld te worden door naar hallo@meraki-events.be te mailen. De reservatie van de datum is pas definitief bij het storten van het voorschot. Deze overeenkomst dien ondertekend te worden, hetzij in persoon, hetzij via een online ondertekeningsprogramma.

De opdrachtnemer behoudt zich het recht om nog uit te voeren werkzaamheden, hetzij planmatig vooraf om de goede werking van de voorbereidende fase te waarborgen, hetzij op de eventdag zelf wanneer het werk meer blijkt te zijn dan geoffreerd onder de services van Meraki events & styling, door te geven aan derden (freelance bloemisten/freelance wedding planners) uit het team. Deze extra kosten zijn niet inbegrepen in de geoffreerde prijs (tenzij voor onze vast medewerker Sanne Tollenbeek) en zullen volledig ten laste van de opdrachtgever vallen.

5. Wijzigingen van het contract

4.3 De opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om wettelijke opgelegde prijsstijgingen en onverwachte redelijkerwijs noodzakelijke hogere kosten, die plaatsvinden tussen

opdrachtbevestiging en de uitvoering ervan, aan de opdrachtgever door te rekenen. De opdrachtnemer is verplicht deze prijswijzigingen zo spoedig mogelijk aan de opdrachtgever mede te delen en toe te lichten.

4.4 Bovendien mag de opdrachtnemer het overeengekomen bedrag op de offerte verhogen wanneer tijdens de uitvoering van de werkzaamheden blijkt dat de oorspronkelijk overeengekomen dan wel verwachte hoeveelheid werk in zodanige mate onvoldoende werd ingeschat bij het sluiten van de overeenkomst, en zulks niet toerekenbaar is aan de opdrachtnemer, dat in redelijkheid niet van de opdrachtnemer mag worden verwacht de overeengekomen werkzaamheden te verrichten tegen het oorspronkelijk overeengekomen bedrag. De gebruiker zal de opdrachtgever in dat

geval van het voornemen tot verhoging van het bedrag in kennis stellen. De gebruiker zal daarbij de omvang van en de datum waarop de verhoging zal ingaan, vermelden.

6. Beëindiging van het contract

A. Zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer hebben steeds het recht om de overeenkomst op te zeggen. Het opzeggen van de overeenkomst dient steeds te gebeuren bij aangetekende brief met een opzeggingstermijn van ten minste 8 dagen. Alle reeds betaalde voorschotten op het moment van opzegging blijven verworven. 

B. Bij opzegging door de opdrachtgever dient ook steeds een schadevergoeding ten belopen van 50 % van het totale bedrag zoals overeengekomen op de offerte, betaald te worden aan de opdrachtnemer. Bij opzegging door het koppel in de 2 maanden voor het huwelijk (60 dagen voor de huwelijksdag) of op de huwelijksdag zelf, dient het koppel het resterende bedrag zoals op voorhand afgesproken nog te betalen aan de opdrachtnemer, zodat het totaalbedrag volledig afgelost is. 

C. Indien de overeenkomst tussentijds wordt opgezegd door de opdrachtnemer, zal de opdrachtnemer in overleg met opdrachtgever zorgdragen voor overdracht van nog te verrichten werkzaamheden aan derden, tenzij er feiten en omstandigheden aan de opzegging ten grondslag liggen die aan opdrachtgever toerekenbaar zijn.

D. De opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om de overeenkomst van rechtswege of zonder voorafgaande ingebrekestelling als ontbonden te beschouwen ingeval van faillissement, kennelijk

onvermogen als ook bij het om even welke wijziging aan de

juridische toestand van de opdrachtgever.

7. Overeenkomsten met derden 

A. In overeenkomsten met derden is de opdrachtnemer enkel te beschouwen als een tussenpersoon. Alle overeenkomsten met derden worden, bij tussenkomst van de opdrachtnemer, rechtstreeks gesloten tussen de derde en de opdrachtgever. 

B. In het geval waarin de opdrachtnemer gevraagd wordt om offertes te tekenen of om goederen in ontvangst te nemen, is dit steeds in naam en voor rekening van de opdrachtgever , waartoe de opdrachtgever door de ondertekening van de offerte onherroepelijk mandaat verstrekt aan de opdrachtnemer. Op geen enkel moment is de opdrachtnemer aansprakelijk voor overeenkomsten, de uitvoering van overeenkomsten, de betaling van overeenkomsten gesloten tussen de opdrachtgever en een derde (of haar werknemers en/of aangestelden) waarbij de opdrachtnemer heeft bemiddeld. 

C. Indien de opdrachtnemer derden moet inschakelen om het goed verloop van het event te waarborgen (hetzij er anders tijd- of andere problemen zouden voorkomen), zijn alle extra gemaakte kosten ten laste van de opdrachtgever, met uitzondering van de vaste medewerkers van Meraki Events (mee-werkend echtgenoot en Sanne Tollebeek). Het betreft vooral extra freelancers die vooraf planmatig mee inspringen of op de dag van het event hulp bieden. Dit betreft ook de vervoerskosten van deze derden.

8. Klachten 

A.Klachten dienen schriftelijk en per aangetekende brief overgemaakt te worden aan de opdrachtnemer binnen de 8 dagen na factuurdatum. Bij verstrijken van deze termijn wordt de opdrachtgever geacht de verstrekte diensten aanvaard te hebben. Bij het ontvangen van een klacht zal de opdrachtnemer in overleg met de opdrachtgever een zo geschikt mogelijke oplossing uitwerken indien deze voldoende gestaafd is met informatie en bewijzen. 

9. Toepasselijk recht en bevoegdheid 

De overeenkomst tussen de opdrachtnemer en opdrachtgever wordt beheerst door Belgisch recht. In geval van betwisting zijn, naargelang het geval, enkel de Rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven gerechtigd.

10. Gebruik van de rentals 

A. Bij vastleggen van onze formules, verwerft de klant het recht om gratis gebruik te maken van al onze beschikbare rentals. 

  • De opdrachtnemer maakt een lijst van alle voorziene rentals die de opdrachtgever wenst te huren. Deze lijst wordt meegedeeld schriftelijk via mail of Slack.
  • Indien tijdens de eventdag er beschadiging optreedt aan één of meerdere van de rentals zal de opdrachtgever een schadevergoeding betalen die de kosten van het aankoopbedrag van het beschadigde rental(s) dekt. 
  • Ook in geval van diefstal door de opdrachtgever of een derde partij, zal de opdrachtgever een schadevergoeding betalen. 
  • De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het brengen en weer opruimen van alle eigen meegenomen rentals, ook het schoonmaken van de rentals valt onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer.
  • Indien er schade optreedt aan huurmateriaal van derden zal de opdrachtnemer in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor het betalen van enige schadevergoedingen.
  • Het gebruik van de rentals is enkel gratis indien er geen extern vervoer moet voorzien worden om deze op de locatie te krijgen. Indien de opdrachtnemer bepaalde andere vervoersmogelijkheden moet voorzien zoals een huurwagen of extra heen en weer rijden naar en van de locatie, zullen alle gemaakte kosten ten laste van de opdrachtgever vallen. Tenzij anders overeengekomen.
  •  

11. Bloemen 

  1. Indien de opdrachtgever een beroep doet op de opdrachtnemer voor het voorzien van bloemen, boeketten, … zal de opdrachtnemer zich ertoe verbinden deze mee te nemen zoals afgesproken op de huwelijksdag. 
  1. De opdrachtgever zal steeds een prijsschatting ontvangen ongeveer 1 maand voor de huwelijksdag over de aankoop van de bloemen zoals besproken tijdens de stylinggesprekken. Indien nodig kan deze prijsschatting aangepast worden.

12. Externe betalingen 

A. Indien de opdrachtgever, met onderling akkoord, externe betalingen doet voor het koppel, gaande van decoratie of aankopen op de huwelijksdag zelf, worden deze extra kosten doorgerekend op de eerstvolgende factuur. 

B. Zoals eerder vermeld in ‘de verantwoordelijkheden van de opdrachtnemer’ zal de opdrachtnemer geen kosten maken zonder uitdrukkelijke toestemming van de opdrachtgever. 

13 . AANSPRAKELIJKHEID

A. De gebruiker zal haar werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van de gebruiker kan worden verwacht. Indien een fout wordt gemaakt doordat opdrachtgever aan de gebruiker onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is de gebruiker voor de daardoor ontstane schade niet aansprakelijk.

B. De gebruiker is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, kosten voortvloeiende uit veroordeling in proceskosten, rente- en/of vertragingsschade, schade als gevolg van het verschaffen van gebrekkige medewerking en/of informatie van opdrachtgever, en/of schade wegens door de gebruiker gegeven vrijblijvende inlichtingen of adviezen waarvan de inhoud niet uitdrukkelijk onderdeel van de schriftelijke overeenkomst vormt.

C. De opdrachtgever vrijwaart de opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat opdrachtgever aan de gebruiker onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten die haar is toe te rekenen dan wel is veroorzaakt door opzet of daarmee gelijk te stellen grove nalatigheid van de gebruiker en tenzij enige dwingende (inter)nationale wet of regelgeving een dergelijke bepaling niet toestaat. In geval van schade door de gebruiker aan eigendom van de opdrachtgever zal dit verhaald worden op de burgerlijke aansprakelijkheid van de gebruiker.

D. De in lid 1 van dit artikel neergelegde aansprakelijkheidsbeperking wordt mede bedongen ten behoeve van de door de opdrachtnemer voor de uitvoering van de opdracht ingeschakelde derden.

E. De opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging of teniet gaan van materiaal tijdens vervoer of tijdens verzending per post, ongeacht of het vervoer of de verzending geschiedt door of namens opdrachtgever, De opdrachtnemer of derden.

De vervoerkosten komen, tenzij anders is bepaald, op rekening van de opdrachtgever. Als geadresseerde heeft de opdrachtgever tot taak de laatste vervoerder slechts kwijting te geven na nazicht of de goederen in goede staat worden afgeleverd.

F. De opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor de prestatie of het materiaal van externe leveranciers. De opdrachtnemer kan in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor de eventuele nalatigheid van derden. Echter, daar de opdrachtnemer zicht omringt door kwalitatieve leveranciers, zal dit onwaarschijnlijk zijn.

G. Extern materiaal, zowel van de opdrachtnemer als derden, moet door de opdrachtgever in dezelfde staat terug afgeleverd worden dan dit door de opdrachtgever of derden werd aangeleverd. Elke schade of verdwijning zal doorgerekend worden aan de klant, en dit volgens een redelijke vergoeding. (aankoopprijs/herstellingskost/ voorwaarden externe leverancier)

H. De opdrachtnemer raadt opdrachtgever aan een huwelijksdag-verzekering af te sluiten – of minstens te melden aan zijn familiale verzekering dat er een evenement in zijn naam zal plaatsvinden.