Een gevreesde taak van elk nieuw verloofd koppel.. de gastenlijst bepalen. Wie nodig je uit, wie niet? Was het maar zo simpel want je moet helaas met van alles rekening houden; betalen je ouders mee, dan willen ze misschien ook wel enkele gasten uitnodigingen. Moet je je collega’s of oude schoolvrienden uitnodigingen?
Ik zeg al wel gemakkelijk tegen mijn koppels dat ze gewoon moeten uitnodigingen wie ze willen en àlleen wie ze willen. Natuurlijk is het in de praktijk niet altijd even gemakkelijk. Dus pak pen en download de worksheets die ik speciaal voor jou maakte hieronder (of screenshot if you’re already comfortable & don’t wanna move) en pas mijn ultieme tips toe!
1. Rekening houden met
- Om te beginnen kies wat voor jullie het belangrijkste is. Wil je trouwen in de locatie van je dromen, maar heeft die maar plaats voor 100 gasten? Beperk je lijst dan tot 100 gasten. Langs de andere kant, wil je graag trouwen met iedereen die je kent aan je zijde en een heel groot feest geven? Ga dan ook op zoek naar een locatie die die mogelijkheid heeft.
- Plus ones, kies op voorhand of je gasten een plus one laat meenemen of beperk deze mogelijkheid tot een aantal gasten. Is de beste vriend van je man getrouwd maar zijn jullie niet goed bevriend met de vrouw, geef je beste vriend dan een plus one uitnodiging. Dit gaat meestal op voor gasten die verloofd, getrouwd of in een lange relatie zitten. Zit er echter iemand tussen die net een koppel vormt en je kent deze persoon niet, dan kan je overwegen om die persoon geen plus one te geven. Het zou immers jammer zijn dat er iemand van jullie familie of vrienden groep niet kan komen omdat je een plus one uitnodigt die je eigenlijk niet kent.
- Ook budget is een belangrijke factor, je hoeft zeker niet te wachten tot je een volledige gastenlijst hebt om een catering aan te spreken. Vraag de prijs per hoofd en zo kan je meteen uitvissen hoeveel gasten je eigenlijk maar kunt uitnodigen.
- Overweeg om enkele gasten enkel voor de receptie uit te nodigen. Zo kan je toch met iedereen een glaasje heffen maar kan je bijvoorbeeld in intieme kring je avondfeest doorbrengen. Dit is een heel populaire optie, voel je dus zeker niet schuldig.
2. Aan de slag
Oké nu het belangrijkste. Tijd voor actie.
- Pak twee papieren (of excelfiles) en schrijf op 1 pagina iedereen die je absoluut WILT uitnodigen.
- Vergelijk dit met je budget (lees: kan ik het wel betalen om zoveel gasten eten en drinken te geven) en je locatie (lees: is er genoeg plaats in mijn locatie om al deze gasten een plaats aan te bieden)
- Maak op basis van stap 2 een tweede pagina met mensen die je wel wilt uitnodigen maar waar geen plaats of budget voor is
Oké so far so good. Da was ne vree logische. Maar nu?
Laat een uitnodiging maken voor iedereen op je 1ste pagina, maar ook een aantal extra. Waarom? Stuur iedereen van op de eerste pagina een uitnodiging en bekijk wie er niet kan komen, zo kan je voor elke persoon die niet aanwezig kan zijn een extra uitnodiging sturen naar een gast van op je tweede pagina.
Als extra hulpje kan je hier 2 PDF’s downloaden (pagina 1 en pagina 2 van bovenstaande opdracht) om je gastenlijst te bepalen.