Trouwfeest binnen of buiten. Waar rekening mee houden?

Een intiem tuinfeest

Zijn jullie helemaal fan van BBQ’s of echte festivalgangers? Dan past een trouwfeest in openlucht perfect bij jullie smaak. Maar denk niet te snel dat dat ook een goedkopere of makkelijkere optie is, een tuinfeest vraagt echt heel wat meer planning op elk gebied dan een zaal huren. Indien het budget het toelaat, huur zeker een weddingplanner in of ga eerst even op adviessessie bij een ervaren huwelijksplanner. 

Enkele zaken om rekening mee te houden:

  • Voorzieningen

Bij een buitenlocatie moet je van 0 beginnen. Je hebt tafels, stoelen, verlichting, decoratie, een buitenkeuken of koelcel nodig maar vergeet zeker ook niet dat je mobiele wc’s zal moeten huren, je best een dansvloer laat installeren en dat ook voor de stroomvoorziening extra maatregelen moeten genomen worden.

  • Geluid

Wil je je trouwfeest afsluiten met een dj, vergeet hier dan ook geen stroomvoorziening. Denk ook aan je decibels, tegenwoordig is het op bijna alle locaties verplicht om eerst een vergunning voor geluidsoverlast aan te vragen. Is je feest dicht gelegen bij buren, steek dan even een briefje in de bus met een waarschuwing en/of nodig ze uit om een glaasje te komen drinken. Het zal zeker geapprecieerd worden.

  • Weersomstandigheden

Het weer is nu eenmaal zo’n factor die je totaal niet in de hand hebt (hello belgian weather). Denk dus altijd aan plan B, zijn er enkele zalen in de buurt, contacteer deze dan al eens of het een optie is of je daar naartoe kan indien het echt te slecht is, meestal moet je dan wel een klein voorschot betalen dat je kwijt bent als je er toch niet hoeft te zijn maar dan heb je tenminste wel een gerust hart. Denk ook aan tent indien ze wat regen geven, maar hou zeker ook rekening dat het soms zo hard waait dat ook een tent een gevaarlijke optie wordt.

  • Eten en drinken

Een BBQ of fingerfood buffet is uitermate geschikt voor een buitenlocatie. Huur zéker een koelcel voor je drank en eten hygiënisch en koud te bewaren. Maak je een buffettafel buiten, denk in de zomer dan ook aan alle noodzakelijke maar vervelende beestjes, muggen, vliegen en wespen komen nu eenmaal graag vertoeven bij voedsel of zoete drankjes. Dit kan je enigszins oplossen door geurkaarsen of wierookstokjes te installeren tussen het eten, daar houden ze namelijk niet van.

Feestzaal

De feestzaal blijft een populaire optie. Alhoewel makkelijker dan buiten is het ook vaker veel duurder. Om te huren dan want als je alles optelt dat je nodig hebt om een geslaagd buitenfeest te organiseren betaal je waarschijnlijk zelfs meer dan binnen. Wat er zo gemakkelijk is aan een feestzaal is dat deze vaak al komt met eigen tafels, stoelen, linnen en servies. Er is een bar en grote frigo’s en vaak ook een professionele keuken. De meeste feestzalen komen ook met hun eigen personeel dus dat zijn al heel wat zaken waar je zelf niet meer aan moet denken.

Enkele zaken om rekening mee te houden:

  • Catering

Wat maakt het totaalplaatje van een feestzaal zo duur? Vaak komt dat door de verplichte catering waar je aan vast zit. Zo limiteer je natuurlijk meteen ook je opties om samen te werken met catering die jullie echt willen en de opties zijn vaak ook redelijk prijzig. Vind je een feestzaal zonder verplichte catering dan moet je er zelf nog naar op zoek maar heb je ook ineens heel wat meer opties, zo kan je een foodtruck laten komen of misschien ben je wel fan van exotisch eten die je anders niet kan aanbieden bij een vaste cateraar. 

  • Vrijheid

Je hebt nu eenmaal heel wat minder vrijheid in een zaal, dat begint bijvoorbeeld al bij de soorten drank dat je aanbied, feestzalen werken meestal samen met brouwers en zijn dus zelf ook gelimiteerd in hun opties. Wil je een signature drink of speciale bieren, dan gaat dat misschien niet. Informeer zeker voor het vastleggen. Ook qua decoratie zal je misschien moeten inboeten, sommige zalen willen geen open kaarsen aan tafel of op de grond bijvoorbeeld. Ook niet onbelangrijk, wil je graag een feestzaal maar wil je liever een intiem trouwfeest, denk dan dat veel feestzalen werken met een gastenminimum.

  • Opbouwen en afbreken

Doe je alles zelf, dus zonder ceremoniemeester of weddingplanner, dan zal je ook zelf decoratie moeten aanbrengen indien je feestzaal dit niet aanbiedt. Wat dus ook wil zeggen dat als er nog een feest de avond voordien plaatsvind, of misschien wel in de voormiddag van je huwelijksdag dan zal je ook pas op het allerlaatste moment moeten gaan opbouwen en decoreren. Hetzelfde geldt voor het afbreken, vaak moet dit nog de avond/nacht zelf en valt dit dus ook op jullie schouders. Veel feestzalen bieden een opkuisformule aan maar daar betaal je dus ook weer meer voor. 

Dus bij zowel een feestzaal als een tuinfeest zijn er verschillende dingen om rekening mee te houden.  Mijn advies is dan ook indien je een tuinfeest geeft het zeker het overwegen waard is om een weddingplanner aan te nemen die je kan begeleiden bij alle aspecten die daarbij komen kijken. Zij zullen ook rekening houden met een plan B indien nodig. 

Ga je voor een feestzaal kan je natuurlijk nog altijd een weddingplanner aannemen, er zijn uiteraard nog heel veel dingen daarbuiten die moeten geregeld worden. Doe je dat niet, huur dan misschien een weddingplanner in voor het locatiebezoek (bij Meraki events kan je ons ook inhuren voor één of enkele delen van de planning). Die kan dan meegaan op bezoek en je helpen met het stellen van de juiste vragen. Zo kan je verschillende zalen bezoeken en krijg je achteraf een gedetailleerde lijst met vergelijkingen.

Ga je alleen, lijst dan zeker op voorhand de vragen op over de zaken die jij belangrijk vind. Zo kom je achteraf niet voor verrassingen te staan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

0